Đối với các người làm event, phải làm thật tương đối nhiều, phải trải nghiệm để có thể xử lý được đa số rủi ro có thể xảy ra. Một trong những tình huống mà không hề ít người thực hiện cảm thấy “khó xử” đó là tình trạng tới giờ khai mạc rồi nhưng hội trường vẫn còn khá vắng. Đặc biệt là trong các event hội nghị mà có các đại biểu quan trọng tham dự và họ đã đến đông đủ trước giờ khai mạc trong chương trình.

cho thue am thanh tphcm

Để xử lý vấn đề này, nhiều người có những phương pháp khác nhau với các hiệu quả khác nhau. Tuy nhiên, tất cả mọi người đều đồng ý rằng, khách mời là yếu tố chủ yếu trong sự kiện, sự xuất hiện của khách mời đôi khi quyết định sự thành bại của event. Do đó, bạn nên phải phòng tránh hình huống này xảy ra từ khi lên kế hoạch cho sự kiện. Nếu để trường hợp như nói trên diễn ra, bạn phải đồng ý với tôi rằng khả năng quản lý của bạn chưa perfect.

Nếu sự kiện của bạn là chương trình cộng đồng, khách mời tới từ nhiều nguồn và thậm chí là bạn khó có thể kiểm soát thì có lẽ giải pháp tình thế lúc đó là mở cửa tự do cho tất cả khán giả. Đồng thời, bạn phải nhanh chóng huy động nhân sự tìm cách thu hẹp bớt không gian thực hiện để tạo cảm giác khách mời đông hơn hoặc là thu dọn bớt ghế trống để mọi người nhìn vào không cảm thấy quá thưa thớt.

nếu như là một sự kiện như hội nghị, hội thảo mà lượng khách mời đến quá ít, hoặc trễ so với dự kiến thì bạn cần yêu cầu tất cả nhân viên gọi điện cho khách mời để nhắc họ về event đang diễn ra, hoặc là chuẩn bị diễn ra tại địa điểm nào.

cho thuê bàn ghế hội nghị

Bạn hãy tận dụng thời gian trước khi diễn ra để cần mở những loại nhạc sôi động, hào hứng để tạo không khí cho chương trình của mình. Với đa số khách mời đã tới sớm thì bạn có thể mời họ lên hàng ghế đầu để ngồi, điều này giúp đỡ cho khán phòng nhìn có vẻ đông hơn một chút. Bạn cũng có thể huy động thêm đa số nhân sự phục vụ event trước và sau khi event kết thúc để ngồi vào ghế khách mời. Lưu ý là bạn không cần huy động các nhân sự đang làm nhiệm vụ trong sự kiện, điều đó chỉ làm mọi chuyện thêm rối hơn mà thôi.

MC đóng vai trò chủ yếu trong event, đặc biệt trong trường hợp này. Nhất là trong phần đặt câu hỏi hay là thảo luận, giao lưu với diễn giả thì MC phải khuấy động được không khí, tạo động lực cho khách mời hào hứng tham dự vào chủ đề của hội nghị.